Sobota, 18 maja 2024

Lepszy proces zatwierdzania projektów

7 września 2023

[Nota wydawcy: Jest to sponsorowana recenzja oprogramowania Approval Manager 2012].

Terminowe zatwierdzanie projektów przez klientów ma kluczowe znaczenie dla sprawnego zarządzania każdym projektem. Ale często jest to coś więcej niż tylko uzyskiwanie zatwierdzeń.

W trakcie tego procesu często pojawiają się opinie, komentarze, notatki i inne kwestie, z którymi trzeba sobie poradzić. Zarządzanie tym wszystkim staje się o wiele trudniejsze niż tylko uzyskanie zgody klienta.

Approval Manager 2012 może pomóc w zarządzaniu całym procesem, tak aby projekty przebiegały sprawnie. Program oferuje szereg nowych funkcji w porównaniu do wersji z poprzedniego roku.

Możesz przesyłać wiele plików do przepływu pracy w znacznie prostszy sposób, korzystając z nowego okna zarządzania plikami i opcji grupowego zatwierdzania. Pliki mogą być przesyłane razem lub osobno, a okno zarządzania plikami umożliwia łatwe przesyłanie, usuwanie lub tworzenie nowych wersji plików.

Inteligentne wersjonowanie plików ułatwia zarządzanie wieloma wersjami pliku. Za każdym razem, gdy plik jest przesyłany, Approval Manager sprawdzi, czy istnieje starsza wersja tego samego pliku (o tej samej lub podobnej nazwie) i zastąpi ją nową wersją. Można też ręcznie wybrać zastąpienie pliku nową wersją.

Approval Manager 2012 zawiera również nowe narzędzie pióra w zestawie narzędzi do adnotacji Spark! (oprócz istniejących narzędzi komentarza, ramki, strzałki i pomiaru). Narzędzie pióra pozwala użytkownikom szybko oznaczyć dowolny plik, na przykład dodając kółko lub podkreślenie do fragmentu, który ma zostać skomentowany. Użytkownicy mają również możliwość zmiany koloru swoich znaczników lub zastosowania prostego kodu koloru do adnotacji.

Spark! umożliwia również odpowiadanie i załączanie plików bezpośrednio do komentarza. Ułatwia to klientom lub innym osobom uczestniczącym w procesie zatwierdzania prowadzenie rozmów dotyczących plików bez konieczności korzystania z poczty e-mail lub oddzielnego systemu. Dzięki temu wszyscy zaangażowani w proces mogą być na bieżąco.

Spark! umożliwia także przechwytywanie komentarzy i recenzji plików, których nie można otworzyć bezpośrednio. Ułatwia to pobranie i wybranie odpowiedniego natywnego programu do otwarcia pliku, a następnie dołączenie plików lub zapisanie komentarzy bezpośrednio w Spark!, aby wszystko było uporządkowane.

Zapomnij o oznaczaniu plików PDF i wysyłaniu ich pocztą e-mail. Approval Manager 2012 można wdrożyć w chmurze (świetne rozwiązanie dla rozproszonych zespołów) lub jako aplikację wewnętrzną, gdy trzeba zachować pełną kontrolę nad oprogramowaniem. Dostępna jest obsługa przepływu pracy Adobe Publishing, umożliwiająca przeglądanie cyfrowych wydruków próbnych InDesign i bezpośrednie wprowadzanie poprawek w InCopy w czasie rzeczywistym.

Inne funkcje Approval Manager obejmują wizualny pulpit nawigacyjny do przeglądania plików; konfigurowalny proces zatwierdzania z dowolną liczbą etapów; ścieżkę audytu do śledzenia przesyłania proofów, recenzji i wiadomości e-mail; automatycznie zapisywane poprawki proofów; oraz aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym. Dostępne są również szablony przepływu pracy, które przyspieszają konfigurację własnego procesu, scentralizowana baza danych kontaktów i automatyczne przekierowywanie plików.

Dostępny jest również darmowy plan Express, który pozwala na nieograniczoną liczbę wydruków próbnych i użytkowników, przeglądanie w przeglądarce i narzędzia do oznaczania, wieloosobowe recenzje i nie tylko. Plan Standard, który zaczyna się od 995 USD, obejmuje wieloetapowy przepływ pracy, pulpit nawigacyjny przepływu pracy i planowania, automatyczne kierowanie wydruków próbnych, konfigurowalny branding i wiele innych. Jak wspomniano wcześniej, edycja Standard może być również hostowana w chmurze już od 199 USD miesięcznie.

Jeśli potrzebujesz pomocy w ustaleniu, jak zarządzać procesem zatwierdzania dla wszystkich różnych projektów, zarówno wewnętrznych, jak i dla klientów, to Approval Manager jest doskonałym miejscem do rozpoczęcia.

[Zastrzeżenie: Ten post jest postem sponsorowanym przez Approval Manager 2012. Opinie wyrażone w artykule są wyłącznie opiniami autora].