Poniedziałek, 5 grudnia 2022

8 aplikacji do zarządzania projektami freelancerskimi na rok 2022

19 stycznia 2022

Z mojego doświadczenia wynika, że największym wyzwaniem dla freelancerów - bardziej niż pozyskiwanie klientów czy ustalanie cen - jest zarządzanie projektami; weź na siebie zbyt dużo pracy, a zaczniesz gubić terminy, weź na siebie zbyt mało, a zaczniesz gubić czynsz.

Niektórzy ludzie są naturalnie zorganizowani; pojawiają się przy biurku o 08:59, w pełni pewni tego, nad czym spędzą następne 8-12 godzin pracy. Bądźmy uprzejmi i powiedzmy, że ja nie jestem jednym z nich, i zostawmy to tak. Jedyny sposób, w jaki udało mi się przetrwać w tej branży, to świadome mikrozarządzanie moim codziennym harmonogramem.

Kiedy pracowałem w agencji, wiedziałem, nad czym będę pracował z kilkudniowym wyprzedzeniem. Teraz wiem 90% tego, nad czym będę pracować, z tygodniowym wyprzedzeniem.

Taki poziom organizacji wymaga bardzo, bardzo, bardzo dokładnego planowania. Pod koniec dnia organizuję spotkania zespołu, tak, spotkania "zespołu" składającego się z jednej osoby. Aby to zrobić, używam kilku narzędzi, które mi odpowiadają.

 

Jak wybrać aplikację do zarządzania projektami?

Najważniejszym aspektem każdego projektu jest jego zakończenie. To wtedy klient ocenia Twoją pracę i to wtedy dostajesz wynagrodzenie. Więc kiedy wybierasz rozwiązanie do zarządzania projektem, upewnij się, że daje ci ono jasną ścieżkę do zakończenia projektu.

Znam jednego freelancera, który codziennie o 19:00 wyznacza sobie twardy stop. O 19:00 wyłącza narzędzia i odchodzi. Kiedyś słyszałem, jak zakończył rozmowę z klientem o 19:00, bo osiągnął swój punkt odcięcia. To sprawiło, że się skrzywiłem - zostałbym aż do zakończenia rozmowy - ale nie wpłynęło to na jego biznes.

Znam innego odnoszącego sukcesy freelancera, który pracuje w oparciu o budżet. Kiedy zarobi tyle pieniędzy, ile potrzebuje na dany dzień, przestaje pracować. Rozlicza się według godzin, więc kiedy rano siada do pracy, dokładnie wie, o której skończy.

Osobiście wolę podejście zadaniowe. Wiem, co mam do zrobienia; jeśli uda mi się zdążyć, to świetnie, ale skupiam się przede wszystkim na tym, żeby nie zostać w tyle. Wierzę, że jeśli dotrzymasz terminów, wszystko inne zrobi się samo. Trzeba przyznać, że przez te wszystkie lata zdarzyło się kilka późnych nocy (i całonocnych), ale na szczęście obecnie są one rzadsze.

Nie ma jednego stylu zarządzania projektami, który odpowiadałby wszystkim. I nie ma znaczenia, jakie podejście podejmiesz, pod warunkiem, że podejmiesz podejście.

 

8 Najlepsze aplikacje do zarządzania projektami dla freelancerów

Jako freelancer, najważniejszą cechą, jaką możesz mieć, jest niezawodność. Kultywuj reputację za dostarczanie na swoich obietnicach, a staniesz się nieoceniony dla swoich klientów. Najlepsza aplikacja do zarządzania projektami to taka, która pomoże Ci dotrzymać obietnic.

Istnieje kilka doskonałych narzędzi na rynku, które ułatwiają zarządzanie projektami, ale większość z nich jest skierowana do MŚP lub kierowników projektów prowadzących zespół freelancerów.

Narzędzia tutaj są wymienione od najmniej, do najbardziej przydatnych dla przeciętnego freelancera. Uniknąłem zbyt wiele aplikacji do śledzenia czasu, ponieważ uważam, że te mają tendencję do zachęcania rozliczeń przez godzinę, co jest potencjalnie szkodliwe dla Twojej firmy w dłuższej perspektywie. Jeśli potrzebujesz czystego time-trackingu, sprawdź Harvest. Unikałem również rozwiązań, które są zbyt duże, aby korzystać z freelancerów. Jeśli szukasz narzędzia do zarządzania projektami dla zespołów, to Basecamp, Jira, Project.co i Redbooth są warte rozważenia.

Niestety żadna z tych aplikacji nie jest idealna, i jest duża szansa, że będziesz musiał użyć dwóch lub trzech do zarządzania projektami.

8. Todoist

Todoist jest bezapelacyjnie najlepszą aplikacją do robienia zadań na rynku. Minusem jest to, że jego zestaw funkcji jest minimalny.

Todoist naprawdę wyróżnia się na listach. Możesz podzielić zadania na podzadania i podzadania. Minusem jest to, że nie ma prawdziwego harmonogramu lub porównania wielu projektów w jednym widoku.

Aplikacje mobilne są świetne, a Todoist niedawno wprowadził tablice, formę tablicy kanban, która daje dobry przegląd wszystkiego. Jeśli wprowadzi wykres gantta, widzę siebie polegającego na nim bardziej.

Todoist ma wolny na zawsze plan, który jest w porządku dla większości freelancerów, a płatne plany zaczynają się od zaledwie 3 dolarów miesięcznie.

7. Bonsai

Bonsai to doskonała usługa dla freelancerów, które wzrosły z prostej aplikacji do fakturowania, aby zawierać propozycje, umowy, śledzenie czasu, i więcej.

Używałem Bonsai do fakturowania przez kilka lat, i to robi wszystko, co twierdzi, aby zrobić. Jest jednak kilka istotnych obszarów, w których się nie sprawdza. Po pierwsze, fakturowanie jest bardzo agresywne i nie może być dostosowane do potrzeb klienta - upewnij się, że jesteś na przyjaznych warunkach z każdym klientem, do którego wysyłasz fakturę Bonsai. Po drugie, chociaż program dobrze radzi sobie ze śledzeniem tego, co zostało zrobione, nie pomaga w planowaniu tego, co należy zrobić po złożeniu formalnej propozycji.

Jeśli prowadzisz kilka prostych projektów, to możliwe, że Bonsai jest właśnie dla Ciebie. Ceny zaczynają się od 19 dolarów za miesiąc.

6. Monday

Monday jest jednym z największych graczy na rynku zarządzania projektami. Oferuje zawrotny wachlarz opcji i gdyby ta lista była skierowana do zarządzania projektami dla agencji, Monday byłby dalej w naszym zestawieniu. Monday może odpowiadać freelancerom, szczególnie tym, którzy przenieśli się z pracy w agencji, ale dla większości jest to więcej niż potrzebujemy.

Istnieje plan free-forever, który obejmuje prawie wszystko, czego można chcieć. Jednakże, jeśli potrzebujesz, aby zobaczyć swoje projekty jako wykres gantta - i zdecydowanie sugeruję, że tak - to trzeba będzie zaktualizować do standardowego planu, który zaczyna się od 8 dolarów za użytkownika miesięcznie, z minimum trzech miejsc, co oznacza co najmniej 24 dolarów miesięcznie, gdy rozliczane rocznie.

5. AND.CO

AND.CO wyróżnia się jako zgrabny, łatwy w użyciu opcji do zarządzania freelance biznesu. Podobnie jak Bonsai, pozwala na zarządzanie propozycjami, fakturowanie, śledzenie czasu pracy, wydatki i wiele więcej.

AND.CO ma również bardzo dobrze oceniane wsparcie klienta. To niedoceniane, gdy nie masz własnego zespołu księgowych do rozwiązywania problemów.

Podobnie jak w przypadku innych rozwiązań tego typu, brakuje zarządzania zadaniami. Zawiera prostą listę rzeczy do zrobienia, ale moim zdaniem, to nie wystarczy, i trzeba będzie uzupełnić go o coś, co obsługuje wykresy gantta.

Istnieje darmowy plan na zawsze, ale to ledwie więcej niż darmowa próba. Cena za w pełni funkcjonalny dostęp zaczyna się od 18 dolarów za miesiąc przy rozliczeniu rocznym.

4. ClickUp

ClickUp to SaaS, który ma na celu zastąpić wszystko inne, czego możesz potrzebować. W przeciwieństwie do niektórych opcji na tej liście, zawiera CRM, który jest bonusem, ponieważ nie ma nic gorszego niż poleganie na funkcji wyszukiwania w e-mailu, aby wyśledzić czyjeś dane kontaktowe.

ClickUp oferuje również prawdziwie darmowe konto Forever z wystarczającą ilością funkcji, aby uczynić je użytecznym. Jeśli zdecydujesz się na uaktualnienie do płatnego planu, to tylko 5 dolarów za użytkownika miesięcznie, co jest doskonałą wartość.

Jeśli cokolwiek, nie jest po prostu zbyt wiele w tutaj. Jeśli jesteś kimś, kto uważa się za power-user, który lubi zagłębiać się w każdy niuans UI, to ClickUp może być dla Ciebie. Ale jeśli, tak jak ja, preferujesz proste narzędzie, które robi to, co mu się mówi i schodzi z drogi, to są lepsze opcje.

3. Asana

Asana jest prawdopodobnie najbardziej znanym narzędziem do zarządzania projektami na rynku. Oferuje ogromną liczbę opcji i jest wystarczająco elastyczny dla każdego stylu zarządzania projektami.

Istnieje darmowy plan na zawsze, który jest idealny na początek i oferuje większość - możesz być wyczuwając temat tutaj - z funkcji, których będziesz potrzebować. Ale Asana's najlepszą cechą jest jego doskonała implementacja osi czasu wykresu gantta, dla którego trzeba będzie uaktualnić do planu premium kosztuje 10,99 dolarów za użytkownika miesięcznie, z minimalną liczbą 2 miejsc, które przekłada się na dość drogie 21,98 dolarów miesięcznie.

2. Trello

Trello słynie z tablic kanban, a wiele osób woli je od wykresów gantta, co pomogło aplikacji szybko rosnąć w ciągu ostatnich kilku lat.

Jeśli jesteś przygotowany, aby zapłacić 10 dolarów za użytkownika miesięcznie, Trello faktycznie oferuje wykresy gantta, jak również, w postaci jego funkcji osi czasu.

Trello jest przeznaczony głównie dla zespołów, a nie freelancerów. Jeśli jednak masz budżet na plan premium, Trello daje Ci godną pozazdroszczenia możliwość przełączania stylów zarządzania projektami w zależności od kaprysu.

1. Toggl

Toggl jest być może idealną równowagą między śledzeniem czasu a wykresem gantta, która jest idealna dla projektów freelancerskich.

Jak w przypadku większości narzędzi, Toggl jest przeznaczony dla zespołów, z rozliczeniem zaczynającym się od 8 dolarów za użytkownika miesięcznie. Oferuje jednak plan solo, przeznaczony dla freelancerów, który jest darmowy na zawsze.

Główną rzeczą, której brakuje w planie Solo Toggl, jest harmonogram zespołu, którego nie będziesz potrzebować, chyba że zlecasz pracę na zewnątrz. Innym oczywistym pominięciem jest nieograniczone planowanie tablic, za które prędzej czy później możesz zapłacić.

Ale dla mieszanki prostoty i potężnych funkcji dostępnych za 0 dolarów, Toggl jest trudny do pobicia.

 

Featured image via Pexels